Seit 40 Jahren gehört sie fest zu Bayreuth: die Universität! Ihren Geburtstag wollte die Hochschule, die in Rankings regelmäßig oberste Plätze erreicht, gebührend feiern und veranstaltete ein Jubiläumswochenende. Höhepunkt der Festlichkeiten war am 18. Juli der Jubiläumsball, für dessen Planung, Organisation und Realisierung OPUS Marketing beauftragt wurde.
OPUS verfügt über zahlreiche Erfahrungen in der Organisation von Großevents, unter anderem durch die alljährliche Ausstattung und Durchführung des „Ball der Stadt“ Bayreuth. Umso mehr freute es unser Event-Team, den Jubiläumsball – als ersten Ball der Universität Bayreuth überhaupt – auszurichten. Die auf dem Campus, am Stadtrand liegende Universität wollte mit ihrem Jubiläum auch die Chance ergreifen, sich und die Bürger näher zusammenzubringen. Schnell war die passende Event-Location für dieses Vorhaben gefunden: das Neue Schloss am Hofgarten. Als zentraler Punkt mitten in der City bietet es die fulminante Kulisse für einen feierlichen Ballabend.
Bereits ein halbes Jahr vor dem Event hatte unser Team alle Hände voll zu tun. In enger Absprache mit der Presse- und Marketing-Abteilung der Uni wurden die konkreten Wünsche und Vorstellungen für den Abend erarbeitet. OPUS übernahm die gesamte Umsetzung des Balls: von der Organisation des großen Festzeltes über die Entwicklung eines detaillierten, stimmungsvollen Dekorationskonzeptes bis zur Gestaltung und Produktion von Print-Materialien wie z. B. Menükarte und Saalplan. Bei der Planung konnten wir verlässliche Partner wie Lichttechnikern und -designern, Ton-Ingenieuren, Caterern und vielen mehr zurückgreifen. Ein wichtiger Part in der Event-Vorbereitung war die gesamte Abwicklung und Koordination mit den Behörden und der Stadt Bayreuth, mit der Bayerischen Schlösserverwaltung sowie mit Sicherheitsdienst und den vielen Subunternehmern. OPUS holte Genehmigungen ein, übernahm Behördengänge und koordinierte alle beteiligten Lieferanten und Dienstleister.
Am Ballabend selbst war das OPUS-Team vor Ort, um den reibungslosen Ablauf zu garantieren. So wurde der Zeitplan des künstlerischen Programms mit Moderation, Live-Bands und Stelzenläufern koordiniert. Das Ergebnis: ein spektakulärer Jubiläumsball, den die rund 500 Gäste im Festzelt und die 150 Flaniergäste so schnell nicht vergessen werden. In der lauschigen Sommernacht blieb ein Großteil der Feiernden bei bester Laune bis in die frühen Morgenstunden. Wir von OPUS sind stolz darauf, dass wir mit der Uni ihr großes Jubiläum feiern durften und dass wir Mit-Initiator einer neuen Tradition sind: Die Universität Bayreuth möchte wegen des großen Erfolgs von nun an jedes Jahr einen Ball für Vertreter von Campus und City veranstalten!
