Corona und New Work bei OPUS – im Interview mit Danica Assmann

Ein Jahr Corona. Zeit, zurück zu blicken und nach vorne zu schauen. Wie OPUS damit umgegangen ist? Dafür haben wir uns mit Danica Aßmann, Human Ressources, zusammengesetzt.

Ein Jahr Corona – wie ist OPUS Marketing zu Beginn der Pandemie mit der Situation umgegangen?

Rückblickend kann ich sagen, haben wir die Situation gut gemeistert und tun das auch heute noch. Klar, am Anfang hatten wir schon Bedenken, ob und wie sich das auf unser Geschäft auswirken wird und wie unsere Kund:innen eventuell beeinflusst werden. Davon wären auch unsere Mitarbeiter:innen betroffen, die wir natürlich alle weiter beschäftigen wollen. Hinzu kamen die höheren Investitionen, die wir für unser Gesundheitskonzept hatten. Das waren schon einige Herausforderungen, die es zu meistern gab.

Wie hat OPUS das so gut gemeistert?

Definitiv durch unsere nachhaltige strategische Unternehmensentwicklung, die wir uns in den letzten Jahren aufgebaut haben. Sowas bewährt sich in Krisen und hat uns eine Position der Stärke ermöglicht. Unser großer Vorteil ist, dass wir unterschiedliche Branchen betreuen und ein ganzheitliches Leistungsportfolio haben. Dadurch konnten wir ein Klumpenrisiko vermeiden. Und davon profitieren natürlich unsere Kund:innen! Sie wissen, dass wir ihnen auch in Krisenzeiten mit ausgeprägtem Know-how, unserem langjährigen Branchenwissen und mit fundierter Beratung zur Seite stehen. Wir haben eine klare Corona-Strategie verfolgt, die sich eindeutig bewährt hat. Dabei haben wir die Unternehmensliquidität und unsere Produktivität gesichert sowie die Kundenzufriedenheit und Kundengewinnung. Das hat sich eindeutig bewährt.

Welchen Einfluss hatte Corona bisher auf OPUS?

Corona hat uns definitiv auf unterschiedlichen Ebenen beeinflusst und wir sehen das als positiv! Wir wollen auch aus schwierigen Zeiten lernen und uns darauf basierend immer weiter optimieren. Dass das klappt, zeigt unsere Auftragslage. Die ist weiterhin stabil und wir freuen uns vor allem über Weiterempfehlungen durch unsere Kund:innen. Das hat uns ermöglicht, einen zweiten Standort in Dresden zu öffnen und im letzten Jahr 4 neue Stellen zu schaffen! Und in diesem Jahr werden es auch noch mehr, weil wir gesund organisch wachsen.

Wenn die Corona-Pandemie einen Vorteil mit sich gebracht hat, dann, dass es bei uns digital einiges beschleunigt hat. Wir waren vorher schon gut aufgestellt, jetzt sind wir aber durch VPN, Schnittstellen und entsprechende Programme für mobile working super gerüstet. Das zeigt auch wieder, dass man solche Entwicklungen als Chancen sehen muss, gerade im digitalen Bereich.

Und wie gehen die Mitarbeiter:innen damit um?

Bisher klappt alles super und wir versuchen unser bestmöglichstes, alle Mitarbeiter:innen immer über die aktuelle Lage gut zu informieren und durch unser Hygienekonzept für maximale Sicherheit zu sorgen. Das Feedback ist sehr positiv. Das und die Tatsache, dass wir weiterhin als Unternehmen stark sind, spiegelt sich nicht nur intern im Teamspirit wider, sondern auch extern in unseren kununu-Bewertungen. Wir wurden auch kürzlich erst im Focus Business Magazin auf Platz 40 der besten Arbeitgeber Deutschlands im Bereich Marketing, Werbung und PR gewählt. Sowas macht uns unglaublich stolz und motiviert uns! Das bekommen wir auch immer wieder von unseren Mitarbeiter:innen als Feedback.

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Du sprichst das Thema Sicherheit an. Welche Corona-Maßnahmen gelten bei OPUS, um Mitarbeiter:innen und somit auch deren Familien in dieser Zeit zu schützen?

Wir haben verschiedene Maßnahmen zu einem OPUS Gesundheitskonzept zusammengefasst, das wir laufend erweitern und an aktuelle Regelungen und behördliche Vorschriften anpassen. Allen voran: Homeoffice. Das bieten wir natürlich an, um die Präsenz im Turm zu reduzieren. Weiterhin haben wir Außentermine extrem reduziert und machen nahezu alle Meetings virtuell.

Natürlich haben wir Maskenpflicht. Die gilt, sobald man das OPUS-Gelände betritt, außer am eigenen Arbeitsplatz. Um das zu gewährleisten, erhält jede:r Mitarbeiter:in von uns einmal pro Woche eine FFP2-Maske. OPUS Stoffmasken haben wir auch. Weiterhin das Thema Hygiene, das wir sehr ernst nehmen. Wir haben am Eingang und vor den Toiletten seit letztem Jahr Desinfektionsspender aufgestellt. Oberflächen wie beispielsweise Türklinken, Bewegungs- und Begegnungsflächen, Hygieneräume etc. werden mehrfach pro Woche professionell gereinigt. Gemeinsam genutzte Geräte wie Kaffeemaschine, Wassersprudler etc. reinigen wir mehrfach am Tag. Pro Raum gibt es eine Personenbegrenzung, passend zu den Quadratmetern. Weiterhin muss in jedem Raum, egal, wie viele Leute darin sitzen, einmal pro Stunde gelüftet werden. Zudem haben wir Trennwände an Arbeitsplätzen angebracht. Und natürlich gilt, wie überall: Abstand halten!

Damit sich das alle merken können, haben wir an mehreren Stellen im Unternehmen Schilder mit Anweisungen aufgehängt, um visuell nochmal auf alle wichtigen Hygienemaßnahmen hinzuweisen, damit man das nicht vergisst. Die Mitarbeiter:innen machen auch super mit!

Wie läuft es mit der Testpflicht bei OPUS ab, wenn man doch mal im Turm arbeitet?

Bevor wir in Bayern eine Testpflicht am Arbeitsplatz hatten, war unser Dresdner Büro schon davon betroffen. Nachdem wir auch unseren Mitarbeiter:innen in Bayreuth diesen Schutz gewähren wollten, haben wir uns dem angeschlossen. Gleiches Recht für alle. ???? Mittlerweile hat sich ja die Vorgabe geändert. Das bedeutet: wer jetzt die ganze Woche im Turm ist, muss sich aktuell zweimal testen.

Und wie profitieren die Kund:innen von OPUS davon?

Durch unser Hygienekonzept haben sie natürlich die Sicherheit, dass unsere Angestellten gesund sind und auch bleiben. Wenn wir dann ausnahmsweise doch mal persönlich zu Terminen kommen, ist das für alle Beteiligten entspannter und trägt natürlich auch zur Sicherheit unserer Kund:innen bei. Das schafft in erster Linie Vertrauen. Wir minimieren durch unsere Maßnahmen allgemein Ausfälle. Das ist auch ganz wichtig, weil wir fixe Kundenzuordnungen haben.

Letztes Jahr ging es fast von einem Tag auf den anderen komplett ins Homeoffice. Bei OPUS war Homeoffice vorher ja eher die Ausnahme. Wie hat es geklappt, so schnell auf Remote Working umzustellen?

Digital waren wir schon vorher gut aufgestellt. Auch einige Prozesse liefen bereits rein digital ab, wie beispielsweise gewisse Verwaltungsabläufe. Das hat auch den Umstieg ins Homeoffice erleichtert, vor allem, weil wir intern unseren Technikverantwortlichen Nils haben, der uns in kurzer Zeit fit für Mobile Working gemacht hat! Das hat in Zusammenarbeit mit der Systembetreuung Hofmann, die bei uns als externer Dienstleister für die PCs zuständig ist, schnell funktioniert. Klar, die Technik spielt dann nicht immer gleich mit, aber auch sowas kann behoben werden. Mittlerweile haben wir unsere Prozesse um eine Mobile-Work-Richtlinie ergänzt, die auch nach Corona noch gültig ist.

Was hat sich dadurch in eurer Arbeitsweise und auch persönlich verändert?

Wir sind definitiv flexibler in unserer Arbeitsweise geworden, auch, da wir uns ja immer wieder an die sich ändernde Situation anpassen müssen. Letztes Jahr haben wir nach dem ersten Lockdown im Zwei-Wochen-Wechsel gearbeitet. Ende 2020 sind wir dann fast komplett zurück ins Homeoffice – bis heute. Vor Ort waren und sind auch jetzt überwiegend diejenigen, deren Job eine Anwesenheit erfordert. Der Führungskreis und unsere Neulinge für die einfachere Einarbeitung sind auch hier. Es haben ja auch nicht alle die Möglichkeit, von zu Hause aus komfortabel und in Ruhe zu arbeiten. Oder es fällt einem nach so langer Zeit die Decke auf den Kopf. Dann versuchen wir, angepasst an die Hygieneregeln, eine Arbeit vor Ort zu ermöglichen, damit die Mitarbeiter:innen sich auch wieder persönlich austauschen können. Die mentale Gesundheit ist gerade genauso wichtig wie die körperliche!

Und wie gehen die Mitarbeiter:innen damit um?

Natürlich wollen viele wieder zurück in den Turm. Trotzdem klappt Homeoffice aktuell sehr gut und wir führen das auch so lange weiter, wie es nötig und gewünscht ist. Nachdem auch nicht alle von uns aus Bayreuth kommen, ist das für viele aktuell eine zeitliche und finanzielle Ersparnis.

Wie schafft ihr es, die Kontakte im Team und den OPUS-Spirit aufrecht zu erhalten?

Das klappt wunderbar mit den Tools, die wir schon vor Corona hatten, und die sich jetzt echt nochmal bewähren. Slack, Teams, Trello und Co. ermöglichen uns nicht nur, den Workflow digital weiterzuführen, sondern dienen uns natürlich auch als Kommunikations-Tool. Klar, den persönlichen Austausch mal bei einer Tasse Kaffee im Turm kann das nicht ersetzen, aber es sind praktische Tools, um unsere internen Meetings weiter so gut wie möglich abzuhalten. Wichtig ist, dass wir in Kontakt bleiben, und das funktioniert bisher gut! Unsere Happy-Office-Abende finden gerade leider nur selten und digital statt. Aber wir hoffen, dass es durch die sinkenden Zahlen bald Erleichterungen für Firmenzusammenkünfte gibt, damit wir dieses Jahr wenigstens wieder unsere Weihnachtsfeier veranstalten können. Die haben wir letztes Jahr schon sehr vermisst! Gerade solche Events sind für das Team wichtig, vor allem, da bei uns »work hard, party hard« großgeschrieben wird!

Du hast schon erwähnt, dass durch Corona im digitalen Bereich bei OPUS einiges beschleunigt wurde. Das Stichwort Mobile Work ist auch schon gefallen. Es gibt aktuelle viele Studien und Prognosen, dass sich unsere Arbeitsweise durch die Krise nachhaltig verändern wird. Stichwort New Work, Arbeiten 4.0 und Remote Working. Wie siehst du diese Prognosen für OPUS?

New work ist gekommen, um zu bleiben – und das ist gut so. Wir reflektieren uns ständig, wollen uns optimieren und weiterentwickeln. Das war schon immer OPUS Devise und wird es auch bleiben. Und genau das ist ja auch ein entscheidender Punkt in der New-Work-Bewegung – das und lebenslanges Lernen, Verändern, Anpassen. Aktuell sind wir dabei, unsere Büro-Konzepte zu überdenken und haben Anfang des Jahres umgebaut. Nicht nur, um corona-konformes Arbeiten zu ermöglichen, sondern auch, um diesen aktuellen Entwicklungen gerecht zu werden und noch angenehmeres Arbeiten zu ermöglichen. Das fängt bei Teams Installationen in Besprechungsräumen an und geht weiter mit der Überlegung, wie wir mit unseren Großraumbüros verbleiben und ob wir nicht Wechselplätze ermöglichen. Als Arbeitgeber tragen wir dadurch unser Bestes dazu bei, diesen Entwicklungen und auch unseren Mitarbeiter:innen gerecht zu werden. Denn die sind unser wertvollstes Gut und unser OPUS-Spirit ist uns heilig – nur so können wir so erfolgreiche Projekte realisieren, verbunden mit einem hohen Spaßfaktor.

Ein paar abschließende Worte?

Wir sind an Corona gewachsen, digital und menschlich und sehen darin eine große Chance, Entwicklungen wie New Work und Mobile Work umzusetzen. Das ist die Zukunft, der wir gespannt mit unseren Mitarbeiter:innen entgegen blicken und die wir gemeinsam mit ihnen aktiv gestalten wollen.