Komm ins Team: Project Manager bei OPUS Marketing 

Project Manager in einer Markenagentur? Michi nimmt uns mit in seinen Arbeitsalltag und erklärt uns seinen Workflow, wie er mit seinem Team arbeitet und welche Programme er täglich nutzt.

Zugegebenermaßen, Project Manager machen natürlich mehr als mit Zahlen zu jonglieren, Kund:innen zu beraten und sich Vertriebskonzepte zu überlegen. Das deckt aber auf jeden Fall einen Teil von Michis Aufgaben ab. Wie sein typischer Arbeitsalltag also aussieht? »Den typischen Arbeitstag gibt es nicht wirklich. Grundsätzlich kann ich täglich mit neuen Aufgaben überrascht werden. Dann ist die Herausforderung, die Projekte erfolgreich unterzubringen und zu managen.« Managen und koordinieren – zwei wichtige Punkte in Michis Arbeitsleben.

Los geht’s für Michi früh erstmal mit dem Weg in die Agentur, wenn er nicht gerade Homeoffice macht. Als Eishockeyspieler wird’s da schonmal sportlich und die Inliner werden ausgepackt. In der Agentur stehen dann Mails lesen, Nachrichten checken und teaminterne Absprachen auf dem Plan, um sich auf den Tag vorzubereiten. »Im Team sprechen wir über aktuelle Projektfortschritte: Was wurde bisher erzielt, was abgeschlossen und welche Prioritäten haben wir an dem Tag.« Auch die Kund:innen lassen nicht lange auf sich warten – oft auch spontan. »Man kann schlecht planen, wann die Kund:innen Zeit haben, also ruft man sich schnell zusammen und bespricht aktuelles.« Doch nicht nur die Absprache mit Kund:innen ist wichtig, Michi ist auch viel in Kontakt mit externen Dienstleister:innen. »Mein Job beinhaltet auch einige kaufmännische Aspekte. Ich plane Budgets und buche Rechnungen ein und aus. Nicht zu vergessen das klassische Controlling der laufenden Projekte und hier die Auslastung und Ressourcenplanung des Projekt-Teams.«

Welche Aufgaben übernimmst du noch?

»Im Großen und Ganzen sind Beratung und Projektmanagement die zwei wichtigsten und größten Punkte.« Michi kümmert sich also um die strategische Beratung und Betreuung der Kund:innen und entwickelt, plant und steuert hier Maßnahmen, um Kund:innen und deren Produkte nachhaltig erfolgreich zu halten. Neben der kaufmännischen Verantwortung und der internen sowie externen Kommunikation, analysiert er auch die Online-Performance digitaler Marken der Kund:innen. »Für die Kund:innen entwickle und baue ich auch Digital- und Printprojekt auf – das passiert immer in Zusammenarbeit mit dem Team und den Digis. Geht es um das Projektmanagement, hat Michi klassische Aufgaben, die nicht unbedingt etwas mit der Arbeit in einer Markenagentur zutun haben. »Vertrieb ist ein wichtiger Punkt, den wahrscheinlich jeder Project Manager aus seinem Job kennt – egal, ob Agentur oder Industrie. Ich entwickle also innovative Vetriebs- und Marketingkonzepte. Nicht nur für unsere Kund:innen, auch für unsere Unit, um potentielle Kund:innen mit strategischen und attraktiven Projekten zu inspirieren.«

Die Kund:innen zu betreuen heißt, für Qualitätssicherung zu sorgen und Prozesse zu optimieren. »Es soll alles so reibungslos und effizient wie möglich funktionieren.« Damit das klappt, plant, steuert und koordiniert Michi laufende Projekte und dokumentiert diese. »Genau genommen bin ich der Punkt zwischen unsere Kund:innen und dem Projektteam, bei dem die Fäden zusammenlaufen. Mein Job ist es, alles im Blick zu behalten, realistische Deadlines zu setzen und die Kund:innen regelmäßig zu updaten.«

Mit wem arbeitest du zusammen?

»In erster Linie natürlich mit meinem Projekt-Team, das auf die Kund:innen ausgerichtet ist. Mein Team betreut also meistens dieselben Kund:innen, was die Zusammenarbeit verbessert. Irgendwann kennt man sich gut und kann das Gegenüber besser einschätzen. Ich denke, das ist für den Projektverlauf sehr wichtig!« Michis Team besteht in der Regel aus der Content Managerin Lorena, Junior Art Director Hannah und Senior Digital Project Manager Katha. Manchmal sind auch die Dresdner Kolleg:innen Gunnar und Steffi an Board. »Das kann von Projekt zu Projekt unterschiedlich sein.« Damit die Absprache klappt, gibt es regelmäßige Teammeetings und auch mal kurze Absprachen am Arbeitsplatz.

Doch so ein Projekt und alles drum herum lässt sich nicht nur im Projektteam umsetzen. Michi ist also in Kontakt mit der Buchhaltung und der Orga- und PR-Abteilung, damit intern und extern alles glatt läuft. Wenn es um bewegte Marke geht, kommen die Motion-Jungs ins Spiel, für die Beratung ist Michi in engem Austausch mit der Steuerungsrunde. »Im Grunde habe ich mindestens einmal im Monat mit nahezu allen OPUS Positionen Kontakt und stehe hier im Austausch.« Kein Wunder also, dass Teamwork bei uns groß geschrieben wird!

Welche Eigenschaften sollte man für den Job mitbringen?

»Charakterlich sollte man empathisch sein und eine gewisse Sozialkompetenz mitbringen, einfach, weil man tagtäglich mit vielen Personen zutun hat. Dazu gehört auch eine gewisse Führungsqualität, verbunden mit einer Portion Selbstbewusstsein und Leidenschaft. Ich muss immer wieder Projekte oder Ideen präsentieren, intern wie extern. Das sollte einen nicht abschrecken. Wer gut organisiert ist, tut sich leichter, nicht den Überblick zu verlieren. Am Ende des Tages ist ein Project Manager ein Allrounder, der einerseits die kaufmännische Ebene im Blick behalten muss, andererseits aber nicht die soziale und empathische Seite verlieren darf. Grundsätzlich ist es schon förderlich, wenn man, gerade als Berufseinsteiger, bereits das ein oder andere Projekt gemanaget hat – und wenn es nur in einem Verein war.«

Mit welchen Programmen arbeitest du? 

»Das Projektmanagement läuft bei uns über Trello. Ich arbeite natürlich auch ganz klassische mit Microsoft Office. Für das Kaufmännische verwenden wir easyJob und für die Auswertung von Kundenwebsites arbeiten wir mit Google Analytics und auch XOVI. Um den kreativen Part der Projekte zu managen verwenden wir Flowmapp und Slickplan. Vorkenntnisse braucht man dafür übrigens keine, abgesehen von Microsoft Office – die Einarbeitung in die Programme ist Teil des Onboardings.«

Warum sollte man als Project Manager bei OPUS arbeiten?

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